????作者：JIA LYNN YANG

????黛安娜·布賴恩特（Diane Bryant） 英特爾公司（Intel）首席信息官

????簡·菲爾茲（Jan Fields） 麥當勞公司（McDonald's）執行副總裁兼首席運營官

????佩吉·克勞斯（Peggy Klaus） Klaus & Associates 公司高級教練兼總裁

????我是否應該為開會太多而擔憂？

????黛安娜·布賴恩特：事實上，在英特爾公司，大家并不認為會議多是件壞事。由于我們是一家全球化的公司，因此會議對我們來說至關重要。關鍵是確保會議切實、有效。我們在每間會議室里都貼了一張會議指南。新員工要上一堂有關會議的培訓課。

????簡·菲爾茲：我認為大部分組織機構的會議都過于頻繁了。開會分散了大家工作的精力。每次他們參加會議都有可能耽誤手頭的工作。有時候根本就沒有必要開會。沃倫·巴菲特（Warren Buffett）一年只親自參加兩次董事會會議。

????佩吉·克勞斯：會議太多讓人不知所措。我遇到過一位女員工居然哭說，在早 9 點到晚 5 點之間她什么工作也干不了。經理們首先應該想想，他們為什么要開會。

????籌備會議的最佳方法是什么？

????黛安娜·布賴恩特：每次開會之前，必須用電子郵件的方式把會議議程分發下去，即便這次會議是以一對一的形式召開也不例外。而且每位參會者都有任務。如果誰沒做準備，而且在會議上拿出的想法欠考慮，那往往就得休會，等你準備好了再開會。

????簡·菲爾茲：通常，我的手頭會有一張紙，上面有我們安排好的日程。這就是我使用的全部內容。的確有人帶一些東西在會上分發，但我們有條規定，就是你不能使用 PowerPoint。如果你要做點兒什么，那你最好把它歸納到一兩頁紙上。否則沒人會去看它。

????佩吉·克勞斯：首先問問自己：我們需要開這個會嗎？為什么要開？然后制定一些參會的規定。開會前，先定好規矩。即使這得多花上 5 分鐘，但還是能節約時間，因為大家明白，有人跑題的話，主持人會制止。

????我怎樣才能知道誰應該參加會議？

????黛安娜·布賴恩特：你需要的是那些對會議討論內容的決策起關鍵作用的人，而不是那些只是因為會受到影響才來參會的人。在英特爾公司，如果我們看到無需參加會議的人露面了，就會有人說：“鮑伯，我覺得這里不需要你。謝謝你能來。”

????簡·菲爾茲：我們組建了團隊。這是為我們每兩周召開一次的例會組建的小組。我和所有直接向我匯報的下屬就會議電話討論一次，因為我們經常出差。我們有一套固定的日程。如果我們在兩天前決定沒有必要開會，那我們就取消會議。

????佩吉·克勞斯：這取決于你的企業文化，如果最終決策人沒有參加會議，他可能會很生氣。其他人會說：“當你有了建議再來找我。”要考慮到每個參會者，想想他們能做出哪些貢獻。

????一次會議多長時間最理想？

????黛安娜·布賴恩特：安迪·格魯夫（Andy Grove）經常說：“當我們預定會議時，為什么總是寫一小時或半小時？為什么就不能是 43 分鐘？或者 22 分鐘？”我們沒有 22 分鐘的會議，但我們非常重視會議持續的時間，所以最理想的時長就是我們需要的時間，而不是預先安排好的時間。

????簡·菲爾茲：會議的時長取決于具體情況，但我更喜歡一小時的會議。有時會議要持續 3 個小時。而且如果我們說開一個小時，那么我們就開一小時。我開會時會有一個人坐在旁邊看時間。如果有人變得過于羅嗦，他們就會說：“時間到了。”會議是紀律性很強的一種活動。

????佩吉·克勞斯：如果不讓大家休息的話，那么會議本身不應超過一個小時到一個半小時。發言人的講話時間不應超過 11 分半，因為大家無法長時間集中注意力。如果會議準備不充分，就會開得長。

????譯者：蕭艾