????戴維·艾倫

????于是我求助于戴維·艾倫。他說自己的系統(tǒng)─盡管去做（GTD）─就像地球引力一樣普遍存在。他的公開討論會收費每天 995 美元，但妙趣橫生，偶爾還會穿插些空手道踢板表演。這位 GTD 大師在討論會上會問：你生活的目的是什么？你的長期目標是什么？但這些問題都是在最后階段才提出的。首先，艾倫會告訴你如何處理桌上所有那些垃圾。

????艾倫給我們打了一個有關(guān)飛機的比方。你的工作場所就像跑道，除非工作場所整潔，并且你有一個可靠的工作流程系統(tǒng)，否則你無法起飛并讓生活的視角達到“更高高度”（即長遠）。“改進流程─這是真正的關(guān)鍵所在。”艾倫對他的聽眾說。

????我的跑道是一個重災(zāi)區(qū)。前來救援的是一位名叫馬麗安·貝特曼（Marian Bateman）的教練。她在我的辦公室花費了兩個整天的時間，給我上了一堂生動的工作流程特訓(xùn)課（費用 6,000 美元，另加差旅費）。貝特曼坐在桌子前 16 個小時，拿起一張一張的紙，并有禮貌地詢問：“這是什么？”這樣一位組織專家的這種培訓(xùn)，實在太讓人尷尬和疲憊了，但最終卻令人興奮。

????她離開后，我大吃一驚：我的桌子干干凈凈，地面上成堆的垃圾不見了。我看到了地毯！我的文檔貼上了打印的標簽，桌子上擺放了兩個塑料托架，一個標“新文件”，另一個標“已讀 / 審閱”。堵滿我收件箱的 1,300 封電子郵件不見了，存檔到 Outlook 系統(tǒng)。我頓覺輕松，就像我剛剛成功減肥 20 磅一樣。最重要的是，我學(xué)會了艾倫保持跑道清潔的五步法：收集、加工、組織、審閱和處理。

????比如說，我正在寫一篇報道，有一封電子郵件進來。我立即把它放到收件箱中，以避免拖延（第一步：收集）。之后，我打開其中一個信封，如果無需采取行動，我就扔掉它、存檔或者放入一個“可能 / 稍后”的待處理清單（第二步：加工）。如果需要采取的行動用時不超過兩分鐘，如在線支付電視費，我就現(xiàn)時處理。否則，我會指派其他人處理，或者用以下方式之一推遲處理：在日歷上標注，或者在相應(yīng)的待處理清單上標注。我有多個這樣的清單，按內(nèi)容加以組織─“@ 辦公室”、“@ 電話”、“@ 家庭”等。一整天，我會根據(jù)所處的地點審閱我的這些清單。在飛機上，我查看“@ 電腦”清單；在車上，我查看“@ 電話”清單（第四步：審閱）。最后，我會根據(jù)直覺、緊急程度、時間情況和精力水平等因素，決定采取何種措施（第五步：處理）。我的所有清單都在電腦中，并與我的 Palm Treo 智能手機同步關(guān)聯(lián)。

????艾倫說，我正在學(xué)習(xí)的這個流程，心理學(xué)家稱為“分布式認知”（distributed cognition）─把我所有煩人的任務(wù)、宏大的想法和未完成的項目都拋到腦后，放進他的“可信的系統(tǒng)”。這樣能夠釋放我的大腦，讓它去思考、夢想和專注于一件事情，而不是去擔(dān)心每一件沒有做完的事情。“你的大腦是用來產(chǎn)生創(chuàng)意的，而不是用來收納創(chuàng)意的。”艾倫喜歡這么說。

????最艱難的部分是每周評審。它需要用兩三個小時來更新所有的清單，規(guī)劃未來的一周，并設(shè)計新的項目，每個項目都至少有一個“下一步行動”任務(wù)。這也是做“更高高度”的工作的時間─為今后一兩年設(shè)定具體目標（30,000 英尺），展望今后三到五年我希望達到的生活狀態(tài)（40,000 英尺），以及思考我今生的終極目標（50,000 英尺）─或者至少要規(guī)劃一下這樣的宏大想法。

????GTD 系統(tǒng)的效果出人意料。我的生活依然像先前那樣事情擠得滿滿的，但我感覺到更能駕馭它了，我就像在駕駛一輛功能強勁的汽車，輕松自如。我承認，自己還沒有達到足夠嫻熟的自我組織程度，能夠進行艾倫所說的那種你掌握 GTD 越深就越能自然而然產(chǎn)生更高高度的想法（他的一些學(xué)徒說，要真正掌握，需要幾年時間）。更讓人擔(dān)心的是我的健康。所有這些組織和目標設(shè)定工作都要消耗我大量精力。過去三個月，我兩次感冒，一次流感，兩次過敏，我總是感到精疲力竭。于是，我決定請另一位大師解決我的身體問題。