????新型智能管理軟件深受小公司喜愛

????作者: Cindy Waxer

????向石油公司出售防火服的維特科國際公司（Vetco International）正在費力地?fù)錅缫粓鰞?nèi)部大火。多年來，這家總部位于奧蘭多的制造商一直在使用多種應(yīng)用軟件記錄它的采購、財務(wù)和庫存狀況，包括微軟公司的 Office Access、Word 和財捷公司（Intuit）的 QuickBook。重要的商業(yè)數(shù)據(jù)散布于各種軟件之中，聯(lián)系起來很不容易，結(jié)果導(dǎo)致維特科的 30 名員工（公司網(wǎng)址: vetcointernational.com）經(jīng)常弄錯產(chǎn)品發(fā)貨單，忘記客戶的報價請求，導(dǎo)致每月銷售額損失達(dá) 4,000 美元。這家年營業(yè)收入 600 萬美元的公司的首席信息官荷塞?巴里奧斯（Jose Barrios）說: “這種事不僅讓人難堪，還影響了我們的現(xiàn)金流?！?/p>

????維特科決定用一個企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)替換它的軟件大雜燴。ERP 是一個寬泛的術(shù)語，指將你所有的流程和數(shù)據(jù)整合（或力求整合）為一個單一系統(tǒng)的軟件。ERP 從前只有大企業(yè)使用，現(xiàn)在許多創(chuàng)業(yè)者對它開始感興趣，他們需要實時觀察銷售模式、商品供應(yīng)、現(xiàn)金流等方面的情況。據(jù)馬薩諸塞州弗拉明漢市的一家研究公司 IDC 統(tǒng)計，2005 年，全球有超過 100 萬家小公司采用了 ERP。以前的 ERP 系統(tǒng)售價高達(dá) 7 位數(shù)，要經(jīng)過兩年的辛苦安裝，更需聘用一大堆 IT 顧問保障系統(tǒng)運行。今天的軟件幾周內(nèi)就能裝好，穩(wěn)定性也提高了很多。據(jù)福雷斯特研究公司（Forrester Research）的分析師雷?王（Ray Wang）估計，ERP 服務(wù)的費用在過去 5 年也下跌了 40%。

????目前，小企業(yè) ERP 的最主要提供商是微軟、SAP 和 Sage Software。老板和分析人士認(rèn)為，三家公司各有長短。微軟提供強大的分析工具，但強加了隱性成本。SAP 提供全套的 ERP 產(chǎn)品，但靈活性較差。Sage 允許客戶按需定制，但在整合上可能出問題。

????巴里奧斯考慮過微軟的 Dynamics GP，但隨后打消了念頭，原因是該軟件的基本系統(tǒng)不能處理像回答顧客報價請求這樣的核心業(yè)務(wù)。39 歲巴里奧斯說: “我們想要的功能都是與眾不同的。”他選擇了 SAP 的 Business One 套裝軟件。公司先要支付 12 萬美元，還有每年 8,000 美元的維護費。但只需用鼠標(biāo)一點，Business One 就能使顧客的報價請求轉(zhuǎn)變成銷售單，生成給供應(yīng)商的采購訂單，制定出貨表和給客戶開發(fā)票。

????但與 Dynamics GP 和維特科原來的會計系統(tǒng)財捷 QuickBooks 不同，Business One 不允許用戶刪除已經(jīng)輸入系統(tǒng)的財務(wù)項目。這一特點對會計來說是個麻煩，他們只有求助于網(wǎng)管才能刪除錯誤。不過巴里奧斯認(rèn)為，這絕對是件好事。他說: “想想安然公司（Enron）吧?，F(xiàn)在，我們有能力追查和實行問責(zé)制。”

????維特科以一款數(shù)據(jù)庫共享軟件取代成堆的紙質(zhì)文件，使它在過去兩年實現(xiàn)增長的同時，還免于增聘三個員工。這一項為它節(jié)約了大約 12.6 萬美元（含獎金和津貼），在安裝了 ERP 一年多一點的時間后，它就收回了投資。

????另一家小公司卡利爾和蓋博（Carrier & Gable，網(wǎng)址: carriergable.com）采用了微軟的 ERP 系統(tǒng)，也取得了類似的節(jié)約。公司銷售交通燈、街道標(biāo)志等公路安全產(chǎn)品，總部位于密歇根州的法明頓希爾斯市，有 30 名員工，年銷售額近 2,500 萬美元。公司生產(chǎn)成套可定制設(shè)備，其零件來自多家供貨商: 如一套街燈，包括燈桿、燈泡、燈之間的接線等。但由于公司陳舊的 IBM 會計軟件不能列出每一套設(shè)備的元件成本，卡利爾和蓋博看不出哪些元件賣得較好，也弄不清楚每套設(shè)備的毛利潤（營業(yè)收入減去元件成本）是多少。

????多年來，卡利爾和蓋博一直在聘請顧問制定詳細(xì)的報告，計算每件產(chǎn)品的毛利。這些顧問制作這些報告每年要收費 2.5 萬美元。但他們的估算常常有每月 1 萬美元的誤差，公司只有拿報告和每月的損益表對照，才能發(fā)現(xiàn)這些誤差。

????2003 年，卡利爾和蓋博公司投入了 10.5 萬美元，買下了微軟一款名叫 Dynamics NAV 的 ERP 產(chǎn)品。首席財務(wù)官肯?扎維拉（Ken Zavela）今年 53 歲，喜歡眼熟的微軟界面。而且，他已習(xí)慣使用須從外部供應(yīng)商購買插件的程序，所以不必考慮將來要額外購買軟件。

????扎維拉說，有了微軟的 Dynamics NAV，公司可以創(chuàng)建銷售報告，計算每套產(chǎn)品的組件成本和毛利，誤差只有一兩美分。借助這些報告，公司清除了價值 10 萬美元的慢銷元件。這些元件每年要花掉公司 5,000 美元的庫存費用。結(jié)果，卡利爾和蓋博在安裝了 ERP 之后，兩年內(nèi)就收回了投資。

????圖森市的地平線溫泉和泳池零件公司（Horizon Spa & Pool Parts）選擇了一系列 Sage 公司的的 ERP 軟件: 用于記賬的 Sage Pro ERP，用于管理退貨的 Sage Accpac CRM 和用于庫存的 Sage Accpac 倉庫管理系統(tǒng)。地平線公司（網(wǎng)址: horizonspaparts.com）支付了 25 萬美元的使用許可費和運行費。每年的全部維護費為 3 萬美元，這對一個年營業(yè)額為 1,500 萬美元的公司來說并不便宜。而且，軟件的數(shù)據(jù)庫還是各自獨立的。但這一系統(tǒng)涵蓋了幾乎所有的公司業(yè)務(wù)。6 名銷售人員每天處理 600 多份訂單。系統(tǒng)在出單時錯開時間，也不會使倉庫工人在下班時被訂單淹沒。公司現(xiàn)在清楚地知道，倉庫里有什么貨，在什么地方可找到它。卡利爾和蓋博公司總經(jīng)理雷蒙德?提伯特（Raymond Thibault）說，“倉庫出錯率下降了 50%”，公司在頭兩年節(jié)省了 35.8 萬美元的勞動力成本。這比其 ERP 投資高出了很多。

????譯者: 古正