????作者：Shelly Branch

????工作日總顯得時(shí)間不夠是不是？那么就請(qǐng)見(jiàn)一下一些很忙很忙的首席執(zhí)行官們，他們?nèi)绽砣f(wàn)機(jī)、卻有條不紊。

????赫布?凱萊赫是西南航空公司總裁，詼諧風(fēng)趣，好飲野火雞牌威士忌。他現(xiàn)在正轉(zhuǎn)動(dòng)著藍(lán)眼珠，看著他剛剛吐出的煙圈。這人很少有找不到詞兒的時(shí)候，但現(xiàn)在顯然被這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題難住了：你每天都干些什么？他最后回答說(shuō)：“我從不回頭看，我真的是這樣。要是有人問(wèn)我昨天干了些什么，我常常答不上來(lái)。這可不是說(shuō)假話。我總力求朝前看。”接著，他朗朗笑道：“把自己犯的所有錯(cuò)誤都忘掉，多省心。”

????如果凱萊赫不想費(fèi)這種神，誰(shuí)又能責(zé)怪他呢？首席執(zhí)行官每天的工作節(jié)奏——各種各樣的會(huì)談、數(shù)不清的電話、路上的奔波、會(huì)議以及同市場(chǎng)分析人員共進(jìn)午餐——更像奧地利出生的作曲家勛伯格的風(fēng)格，而不太像莫扎特。高級(jí)經(jīng)理人員埃弗里特?莫伊托薩指出：“這些人要通盤考慮瑣碎的細(xì)節(jié)和非常重大的目標(biāo)的要求。他們既要抓宏觀的東西，又要抓微觀的東西，這是很困難的。”

????但是，在這些忙得不可開(kāi)交的管理者中，肯定有一些人比另一些人更善于處理這個(gè)困難的問(wèn)題。看看他們中的一些人如何學(xué)會(huì)有效地安排時(shí)間，對(duì)我們這些人也許不無(wú)裨益。首先必須知道的一點(diǎn)是，這些人的生活就是進(jìn)行管理。而管理、對(duì)重要的和不重要的事情作出決定，其實(shí)就是時(shí)間管理的全部?jī)?nèi)容。惠普公司循規(guī)蹈矩的董事長(zhǎng)劉易斯?普拉特一言敝之：“整天要做的事情基本上就是進(jìn)行一系列的選擇。”對(duì)于許多高級(jí)管理人員來(lái)說(shuō)，進(jìn)行這樣的選擇已經(jīng)變得非常困難。哈格伯格咨詢集團(tuán)的創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官理查德?哈格伯格說(shuō)：“首席執(zhí)行官的時(shí)間安排已經(jīng)緊得讓人難以置信。在信息過(guò)多的情況下，首席執(zhí)行官們?nèi)菀紫萑氡粍?dòng)狀態(tài)。制定戰(zhàn)略計(jì)劃常常變成下個(gè)月的事情。”那么，注意力集中的秘密是什么？腎上腺素有幫助。對(duì)普拉特來(lái)說(shuō)，“嚴(yán)格分清主次”也有幫助。在開(kāi)始一天14個(gè)多小時(shí)的工作時(shí)，普拉特知道，有90％需要他做的事情是根本做不完的。這位三分之二的時(shí)間都是在路上度過(guò)的首席執(zhí)行官說(shuō)：“你必須不斷地、最充分地利用時(shí)間。我把這稱作重塑生活。當(dāng)你研究了(一天的時(shí)間安排時(shí))，你可以用實(shí)質(zhì)性的辦法重新分配你的時(shí)間。”

??? 當(dāng)然，要這樣做首先必須知道所有的時(shí)間都花在什么地方。普拉特——像許多首席執(zhí)行官一樣——可以把一天的活動(dòng)分解為若干基本的部分。他把一天中20％的時(shí)間花在客戶身上，35％的時(shí)間開(kāi)會(huì)，10％的時(shí)間打電話，5％的時(shí)間處理文件。其余的時(shí)間他用于對(duì)公司有間接好處的其他公司的活動(dòng)上。這些活動(dòng)包括一項(xiàng)硅谷發(fā)展計(jì)劃和總統(tǒng)貿(mào)易談判顧問(wèn)委員會(huì)會(huì)議。一天當(dāng)中還要有一些時(shí)間處理臨時(shí)出現(xiàn)的事情，如接受記者的采訪。

??? 毫不奇怪，普拉特——他本人就是在惠普公司的階梯上升上來(lái)的，特別重視本公司各層員工提出的要求。但他自己也喜歡每天都會(huì)見(jiàn)一些消費(fèi)者群體，詢問(wèn)惠普公司什么做對(duì)了，什么尚待改進(jìn)。為使自己能將更多的這類會(huì)面擠進(jìn)日程，他曾經(jīng)讓一位顧問(wèn)幫他“重新安排”他的部分時(shí)間。經(jīng)過(guò)幾個(gè)月極細(xì)密的工作之后，普拉特知道了他怎樣就可以讓別人去負(fù)責(zé)處理一類顧客的所有電話，而不會(huì)失去同他們的接觸(他雇用了一些退休的經(jīng)理負(fù)責(zé)此事，并向他匯報(bào)。)他還認(rèn)定他可以委派別人代他去發(fā)表講話。這樣做的意義非同一般。路易斯維爾大學(xué)財(cái)政學(xué)教授拉斯?雷說(shuō)：“學(xué)會(huì)委派別人工作是首席執(zhí)行官最重要的一課。若是學(xué)不會(huì)這一課，他們就變成了忙得要命的苦工，而不是交通警察。”

????現(xiàn)在，首席執(zhí)行官越來(lái)越多地讓別人來(lái)為他們安排日程。這并不意味著缺少了控制權(quán)。恰恰相反，這使得首席執(zhí)行官們有時(shí)間去考慮更多的問(wèn)題，把精力集中在戰(zhàn)略和最重要的目標(biāo)上。赫布?凱萊赫便是這一趨勢(shì)的一個(gè)縮影。凱萊赫樂(lè)于把日程安排讓別人去管。要同技師們聊天、要出席政府的小組委員會(huì)的會(huì)議、要開(kāi)拓新的市場(chǎng)、還要嘲弄競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，既然有這么多的事情要做，為何還要陷在安排日程這樣的瑣事里？于是，赫布便讓執(zhí)行副總裁科琳?巴雷特來(lái)安排他的日程。巴雷特在西南航空公司起飛之前就給赫布當(dāng)法律秘書，因此她知道什么會(huì)議、旅行和會(huì)晤會(huì)使凱萊赫感興趣。請(qǐng)別誤解：她的控制是相當(dāng)全面的。當(dāng)巴雷特把一件上衣扔在凱萊赫的背上時(shí)，他就想問(wèn)，難道我冷了嗎？還是要到什么地方去？”西南航空公司的雇員人盡皆知，她對(duì)這種事情非常認(rèn)真。幾年前，巴雷特意識(shí)到凱策赫因?yàn)榱锶ネ瑔T工閑聊而誤了一些約會(huì)。解決的辦法是：她讓人把他的辦公室和過(guò)廳之間的門封上了。凱萊赫承認(rèn)，若是由著他的性子，他八成不會(huì)去管大部分看上去不重要的或可笑的事情。他每天來(lái)到辦公室都會(huì)看到巴雷特為他列出的一張日程表，上面列出兩類事情：一類是必須當(dāng)天做的事情。一類是最遲可推到次日上午做的事。凱萊赫說(shuō)：“那可是個(gè)神奇的東西。但他也不時(shí)地把這張表置于不顧，僅僅為了反其道而行之。”

????在處理他自己每天大量的文件方面，凱萊赫說(shuō)，他向通用電氣公司總裁杰克．-韋爾奇學(xué)到了一個(gè)節(jié)省時(shí)間的竅門。在閱完一封信或一張便條之后，他就把自己的意見(jiàn)寫在上面，然后再把它傳回去。他解釋說(shuō)：“你不必讓人再打一封信。你只需要復(fù)印一份，把它裝進(jìn)信封里就行了。我認(rèn)為這是一個(gè)進(jìn)行交流的極好的辦法。”首席執(zhí)行官們苦于應(yīng)付每天數(shù)不清的工作，他們開(kāi)始學(xué)著嘗試這類節(jié)省時(shí)間的辦法。馬里奧特國(guó)際公司總裁比爾?馬里奧特經(jīng)常外出巡視，他的上衣口袋里總是裝滿了他要去視察的每一個(gè)飯店的情況的紙條。在前往一處的途中讀了這些紙條后，他就能將每一個(gè)飯店的收入或顧客滿意程度熟記于心。回到辦公室，他一次性地解決每一張紙條上的問(wèn)題，然后就把它扔掉或歸檔，這樣的工作原則也促使他以更快的速度處理問(wèn)題。

????馬里奧特的日程安排很像他的管理公司之道，簡(jiǎn)潔、緊湊、非常實(shí)際。每天的例行安排寫在一張3×5英寸的卡片上，馬里奧特將它放在上衣的左口袋里。這張表是他與他的行政助理一起確定的，而且通常都是幾個(gè)月前就預(yù)先定好的。這張卡他每天都要看幾遍，即使是遇到15分鐘的偏差，他也會(huì)皺眉頭。當(dāng)然，那是不可避免的。

????在對(duì)飯店進(jìn)行旋風(fēng)式視察的過(guò)程中，他總是要深入他的企業(yè)的核心。他在廚房里這里翻一翻，那里翻一翻，不厭其煩地檢查地毯和床罩，不停地向他遇到的每一個(gè)人征求意見(jiàn)。馬里奧特說(shuō)：“我的主意來(lái)自同外界的接觸。”例如，最近他就聽(tīng)到客人在飯店大廳休息時(shí)說(shuō)，他們希望那里的長(zhǎng)沙發(fā)旁邊再加一些桌子，這樣他們工作起來(lái)或是吃點(diǎn)什么東西就會(huì)方便一些。馬里奧特喜歡巡視還有一個(gè)原因：他要扮演一個(gè)大使式的角色。他喜歡不慌不忙地同他的廚師和熨床單的人聊天，同他們一起照相，這些人能夠幫助吸引回頭客。在前不久的一次視察中，馬里奧特在10分鐘的時(shí)間里同他們照了20多張像。

????斯特普爾斯公司的首席執(zhí)行官湯姆?斯滕貝格也是整天奔波閑不住的人。他解釋說(shuō)：“我們講求效率。我有一張列著我尚未視察過(guò)的所有商店的單子。當(dāng)助手問(wèn)我要不要出席在舊金山召開(kāi)的會(huì)議，我看一眼那張單子，發(fā)現(xiàn)那個(gè)地區(qū)有許多商店該去看看。我就說(shuō)，去。”斯滕貝格在旋風(fēng)式的視察過(guò)程中——通常是每天視察一個(gè)地區(qū)的10個(gè)商店——他總是把注意力集中在對(duì)顧客的服務(wù)、商店客流量、商品庫(kù)存方面。他還要確保有“專門的時(shí)間”同在班上的員工談話，以便對(duì)正在發(fā)生的情況獲得一種感覺(jué)。斯滕貝格還設(shè)法在他的日程中保留一些機(jī)動(dòng)余地，以便應(yīng)付緊急情況或計(jì)劃的變動(dòng)。例如，不久前，他發(fā)現(xiàn)他預(yù)定去費(fèi)城出席一次會(huì)議的時(shí)間同他去馬里蘭參加一個(gè)奠基儀式發(fā)生了沖突。便急忙同總部幫助他解決麻煩問(wèn)題的助手打電話聯(lián)系，做了重新安排，他設(shè)法找到了一位同事代他參加馬里蘭的活動(dòng)。他說(shuō)：“有很多安排方面的問(wèn)題是無(wú)法避免的。但我們有足夠的靈活性來(lái)應(yīng)付。”

????對(duì)所有高級(jí)經(jīng)理人員來(lái)說(shuō)，同顧客和同事接觸的需要占用的時(shí)間越來(lái)越多。別的且不說(shuō)，追求集體管理的時(shí)尚就導(dǎo)致內(nèi)部的會(huì)議越來(lái)越多。哈格貝里說(shuō)：“放權(quán)管理的潮流使得會(huì)議增多，而且人人都希望首席執(zhí)行官參加。”

????然而，采取技術(shù)手段來(lái)減少開(kāi)會(huì)時(shí)間的大公司老板相對(duì)較少。例如，很少有人會(huì)把電子郵件看作取代人際接觸的恰當(dāng)手段。凱洛格管理學(xué)院組織行為系主任羅伯特。鄧肯指出：“高級(jí)經(jīng)理人員要從戰(zhàn)略上考慮問(wèn)題和進(jìn)行工作，他們?cè)谶@方面的壓力更大。把很多時(shí)間花在電子郵件上不能反映這種情況。”另外，一些首席執(zhí)行官根本不具備這樣做的條件。根據(jù)紐約市的一家廣告公司多里默斯公司進(jìn)行的一次調(diào)查，五分之一的大公司45歲以上的高級(jí)經(jīng)理的辦公桌上甚至沒(méi)有一臺(tái)電腦。

??? 惠普公司的普拉特可以說(shuō)是一個(gè)典型，他對(duì)任何一種電子日歷都不感興趣。相反，這位美國(guó)第二大計(jì)算機(jī)硬件公司的首席執(zhí)行官用的是那種一周的日程一目了然的筆記本。他說(shuō)：“我并不覺(jué)得電子工具好用。這不是說(shuō)這種工具如何如何，這是我自己的問(wèn)題。”

??? 至少有一些首席執(zhí)行官對(duì)節(jié)省時(shí)間的玩藝比較重視。泰梅克斯公司首席執(zhí)行官邁克爾?雅克比把他的日程安排——一個(gè)月的日程——戴在手腕上。自從他的公司兩年前建了新的數(shù)據(jù)鏈模式以來(lái)，他就讓秘書直接將安排從電腦屏幕上傳到他的有顯示功能的手表上。有時(shí)，事情會(huì)弄得有點(diǎn)亂，因?yàn)檠鸥鞅葹榱嗽囼?yàn)經(jīng)常一天戴好幾塊表。但是，無(wú)論他的手表上顯示的安排發(fā)生變化，他的秘書總是設(shè)法通過(guò)數(shù)據(jù)鏈給他發(fā)一個(gè)新的數(shù)據(jù)，來(lái)減少混亂。

??? 隨著較年輕的經(jīng)理人員今后逐漸達(dá)到頂層的位置，對(duì)時(shí)間管理技術(shù)的排斥將會(huì)減弱。Yahoo的合建者之一、28歲的杰里?揚(yáng)總是利用網(wǎng)絡(luò)同員工保持聯(lián)絡(luò)。他說(shuō)：“我們基本上是在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上管理公司。”在弗里托-萊公司，38歲的布羅克?利奇說(shuō)，電子郵件和語(yǔ)音信件大大減少了他同員工開(kāi)會(huì)碰頭的時(shí)間。

????一些時(shí)間觀念很強(qiáng)的總裁說(shuō)，無(wú)論怎樣安排，按照安排日程工作的真正好處是，他們能夠獲得考慮更重要問(wèn)題的時(shí)間。斯特普爾斯公司首席執(zhí)行官湯姆?斯滕貝格說(shuō)，他常常尋找能使他可以“好好考慮問(wèn)題”的辦法。雅克比在去泰梅克斯公司的實(shí)驗(yàn)室訪問(wèn)時(shí)要飛越亞洲時(shí)區(qū)和歐洲時(shí)區(qū)，他就設(shè)法使他的身體和大腦至少能獲得一些休息的機(jī)會(huì)。他說(shuō)：“這些國(guó)際旅行能使你累得什么也干不了。我有一個(gè)規(guī)矩，我們?cè)谌澜绲娜硕贾肋@個(gè)規(guī)矩。一個(gè)晚上工作，一個(gè)晚上休息。我在一個(gè)晚上出席洽談生意的宴會(huì)，第二天的晚上就自由安排。”對(duì)于像雅各比這樣的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)說(shuō)，其實(shí)，沒(méi)有哪一個(gè)晚上能完全離開(kāi)工作的旋渦。總是有很多很多要做的事情，但沒(méi)有足夠的時(shí)間處理所有的問(wèn)題。

????譯者：吳學(xué)華?